Sharing on Business

Memisahkan Keuangan Pribadi & Keluarga Dengan Keuangan Usaha

Tulisan ini saya buat bagi semua individu yang ingin menjalani profesi sebagai entrepreuner. Bagi yang ingin menjadi pengusaha UMKM (usaha mikro, kecil dan menengah) memisahkan keuangan pribadi dengan keuangan usaha/bisnis amatlah penting. Seringkali saya memperhatikan banyak pengusaha UMKM yang harus putar otak atau mencari hutang untuk modal untuk bisnis yang sedang berjalan. Bisnis mereka sudah berjalan namun dalam berjalannya usaha modal yang dibutuhkan untuk menjalani usaha berkurang atau bahkan habis. Mengapa hal ini bisa terjadi? Apakah bisnis mereka merugi sehingga modal usahanya menjadi berkurang dan kemudian habis? Atau ada hal lain yang menyebabkan modal usaha menjadi berkurang atau habis?

Usaha merugi apabila pengeluaran lebih besar dari pemasukan atau dalam hal ini penjualan. Usaha akan berjalan dengan baik dan dapat bertahan lama apabila uang yang masuk dari penjualan lebih banyak dibandingkan uang yang keluar sebagai biaya. Apabila dalam jangka waktu tertentu suatu usaha tidak mengalami pertumbuhan atau lebih besar pengeluaran daripada pemasukan, maka lambat laun modal usaha akan terpakai. Ketika modal usaha terus terpakai sedangkan pemasukan belum bisa menutupi pengeluaran maka suatu saat modal akan habis dan usaha akan bangkrut. Pemasukan kecil sedangkan pengeluaran besar yang terus menerus terjadi tentu akan menghabiskan modal usaha dan hal ini jelas konsekuensi logis dari situasi yang tidak berimbang ini.

Ada hal lain yang seringkali saya temui ketika seorang pengusaha UMKM harus kehilangan modal usaha bukan karena usahanya merugi. Justru usahanya membukukan keuntungan, dalam arti kata uang yang masuk bisa menutupi seluruh biaya-biaya dan sisanya merupakan keuntungan bersih. Sampai disini mungkin kita berpikir seharusnya situasi dimana seorang pengusaha kekurangan atau kehabisan modal usaha tentu tidak terjadi. Namun kenyataannya hal seperti ini banyak terjadi terutama bagi pengusaha UMKM.

Suatu ketika dalam perjalanan pulang menuju rumah, saya menyempatkan diri untuk membeli martabak untuk keluarga di rumah. Saya belum mengenal si penjual martabak tersebut, namun kami terlibat pembicaraan yang menyenangkan. Sampai akhirnya dia bercerita bahwa pernah suatu ketika ia tidak bisa berjualan martabak sama sekali karena kehabisan modal untuk berjualan. Lalu saya bertanya apakah ketika itu pembelinya sepi sehingga merugi atau mungkin gerobak martabaknya terkena penertiban kamtib dan gerobak beserta peralatan membuat martabak disita sehingga ia tidak bisa berjualan. Ternyata jawabannya tidak dua-duanya. Lalu saya bertanya,”lantas apa yang membuat bapak kehabisan modal untuk berdagang?”

Jawaban mengejutkan kemudian keluar dari mulutnya, tetapi saya akan menjelaskan terlebih dahulu latar belakang kehidupannya. Ia pun hanya tamatan SMA. Sebelum menjadi penjual martabak ia pernah bekerja apa saja dari kuli bangunan sampai pemulung. Namun kemudian ia berkenalan dengan seorang penjual martabak yang memiliki beberapa cabang dan ia diajak untuk bekerja mengelola gerobak martabak di suatu tempat. Kala itu dengan seorang istri dan dua orang anak hidupnya masih prihatin. Membiayai anak sekolah menjadi prioritas utama. Hal-hal lain selain pendidikan anak dan makan tidak menjadi perhatian sama sekali. Setelah beberapa lama ia bekerja dengan pengusaha martabak, ia berkeinginan untuk berwirausaha dan menjual martabak menjadi pilihannya. Ia mencari pinjaman uang sebagai modal ia berjualan martabak. Akhirnya ia mendapat pinjaman uang dari seorang kawan dan mulailah ia berjualan martabak. Setelah berjalan beberapa lama usaha martabaknya sangat laris. Lambat laun kualitas kehidupan keluarganya membaik bahkan cenderung meningkat.

Ketika pendapatan keluarga meningkat, situasi klasik selalu terjadi. Alih-alih pendapatan yang didapat bisa memenuhi kebutuhan keluarga, justru yang terjadi adalah kenaikan pendapatan mendorong terjadinya kenaikan pengeluaran. Sesuatu yang dulu tidak bisa ia nikmati sekarang bisa ia miliki dan nikmati, seperti memiliki kulkas, pemutar vcd, pemutar musik, handphone, sepeda motor, dan lainnya. Namun lama-lama mereka kecanduan membeli barang-barang konsumtif untuk memenuhi kebutuhan sekunder keluarga. Uang yang didapat dari penjualan martabak seringkali dipakai untuk membeli barang-barang konsumtif tadi. Hal terus dilakukan dalam jangka waktu yang lama. Sampai akhirnya modal usaha si penjual martabak terus berkurang sehingga jumlah martabak yang biasanya bisa menyampai 30 kotak sehari hanya bisa 15 kotak sehari. Padahal pembelinya banyak namun ia hanya bisa melayani 15 kotak sehari. Bahkan suatu saat modal usahanya hanya tinggal 10% saja dari kebutuhan modal untuk berjualan martabak. Akhirnya pernah ia tidak berjualan sampai berminggu-minggu karena tidak ada modal usaha.

Kisah diatas banyak terjadi di kalangan pengusaha terutama pengusaha UMKM. Ada seorang pedagang baju yang berjualan di salah satu pasar di Jakarta Selatan yang harus mencari pinjaman uang untuk modal usaha karena modal usahanya berkurang karena terpakai untuk memenuhi kebutuhan sekunder keluarganya yang masih bisa ditunda. Seorang mahasiswa yang memberanikan diri berbisnis dengan membuka warnet harus putar otak mencari uang untuk membayar sewa tempat. Walaupun warnetnya diminati oleh para mahasiswa karena letaknya di dekat kampus, namun setiap pendapatan yang ia peroleh dari warnetnya digunakan untuk berlibur, membeli sepeda motor dan berfoya-foya. Seorang pengusaha handphone, asesoris dan voucher pulsa harus mencari pinjaman uang untuk modal usaha karena modal usahanya tinggal tersisa sedikit karena terpakai untuk membangun rumahnya menjadi dua tingkat.

Inilah contoh bagaimana seorang pengusaha UMKM yang mencampur-adukkan keuangan pribadi dengan keuangan usaha. Pendapatan yang didapat dari hasil usaha seyogyanya digunakan untuk kepentingan usaha terlebih dahulu. Pada awal-awal usaha, keuntungan bersih yang didapat dari selisih antara pendapatan dengan biaya-biaya ditambah modal usaha bisa digunakan untuk meningkatkan produksi dan inovasi produk. Selain itu sebagian keuntungan bersih bisa dipergunakan sebagai cadangan usaha. Cadangan ini digunakan apabila suatu saat ada hal-hal yang tidak diharapkan terjadi, seperti penjualan menurun, pesanan bertambah namun modal kurang, cash flow terganggu karena banyak piutang yang belum terbayar, pindah tempat usaha, terkena bencana alam, dan sebagainya. Yang seringkali terjadi adalah keuntungan bersih dari hasil usaha digunakan untuk memenuhi kebutuhan keluarga diluar kebutuhan primer.

Bagi para entrepreuner yang baru membangun suatu usaha, sebaiknya dipisahkan antara keuangan pribadi dengan keuangan usaha. Ketika baru memulai usaha kita harus mempersiapkan sejumlah uang untuk menghidupi keluarga minimal selama 6 (enam) bulan ke depan. Uang tersebut untuk memenuhi kebutuhan keluarga, seperti bahan makanan, listrik, gas, air, pulsa telepon, minyak tanah, bensin, uang sekolah. Hal ini dilakukan agar pemenuhan kebutuhan keluarga tidak menggunakan hasil pendapatan usaha sehingga tidak mengganggu jalannya usaha.

Kebutuhan keluarga harus dapat dipenuhi dengan keuangan keluarga. Keuntungan yang didapat dari hasil usaha seyogyanya diputar kembali menjadi modal usaha sehingga kapasitas produksi meningkat, inovasi produk tercipta, pengembangan usaha bisa dilakukan dan cadangan modal bisa di dapat. Apabila terjadi sesuatu dengan usaha sehingga berdampak merugikan, kita bisa menggunakan cadangan modal untuk melakukan sesuatu agar usaha kita kembali berjalan normal dan berkembang.

Apabila kita ingin tetap mengambil bagian dari keuntungan yang didapat dari hasil usaha untuk kebutuhan keluarga maka ambillah dalam jumlah yang sangat sedikit. Selalu utamakan bisnis terlebih dahulu, walaupun kebutuhan keluarga juga penting. Oleh karena itu sebelum kita berbisnis, persiapkanlah terlebih dahulu cash flow keluarga yang tidak menganggu cash flow usaha. Apabila usaha sudah stabil dan berkembang serta cadangan modal sudah mencukupi, kita bisa menggunakan sistem upah bagi pendiri. Sebagai pemilik sekaligus pengelola usaha, anda bisa mendapatkan gaji dari usaha anda. Gaji yang diperoleh olen pemilik dan pendiri usaha akan dianggap sebagai biaya. Dari gaji tersebut kita bisa menggunakannya untuk memenuhi kebutuhan keluarga.

Memisahkan keuangan keluarga dengan keuangan usaha merupakan bagian dari strategi pengelolaan keuangan. Bagaimanapun strategi akan berjalan baik apabila diimplementasikan dengan baik dan efektif pula. Menariknya, strategi pemisahan keuangan ini sudah diketahui dan diakui sebagai cara yang tepat dan efektif oleh sebagian orang namun kenyataannya mereka begitu sulit untuk mempraktekkannya. Pertanyaannya mengapa? Karena tindakan yang tepat dan efektif untuk menjalankan strategi ini tidak dilakukan. Hal ini terjadi karena belief system atau mental system dalam diri mereka yang menghambat mereka untuk menerapkan strategi ini. Misanya sifat konsumtif, hari ini lebih penting dibandingkan hari esok, mengikuti tren, dan lainnya akan mempengaruhi tindakan mereka dan tentunya strategi pemisahan keuangan ini menjadi sulit untuk diterapkan. Pada akhirnya bila anda kesulitan untuk memisahkan keuangan keluarga dengan keuangan usaha bisa jadi belief system anda yang perlu diubah. Dengan teknologi dan bahasa pikiran anda bisa mengatasi cara berpikir yang tidak memberdayakan ini.

Bagaimana Mempertahankan Karyawan Terbaik Dengan Efektif

Orang adalah aset paling berharga yang di miliki oleh suatu organisasi, entah itu organisasi profit maupun non-profit. Tantangan dihadapi oleh organisasi saat dan di masa depan adalah bagaimana mempertahankan sumber daya manusia yang berkualitas baik dan diatas rata-rata agar terus berkinerja baik dan bertahan di organisasi tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan suatu retention strategies yang berkelanjutan untuk mempertahankan karyawan terbaik dari suatu organisasi dan hal ini tidak hanya tugas dari human resources (HR) department tetapi juga Manager dan pimpinan dari atasan bersangkutan.

Dalam hal retention strategies, banyak orang beranggapan bahwa uang dan benda-benda mewah lainnya merupakan alat paling efektif untuk mempertahankan karyawan terbaik. Namun pada kenyataannya tidak! Memang benar organisasi perlu memastikan bahwa karyawan terbaiknya telah di bayar dan diberikan tunjangan yang sesuai dan adil. Banyak riset telah menjelaskan bahwa karyawan atau para profesional akan bertahan pada organisasi apabila mereka memiliki kesempatan untuk berkembang, adanya atasan yang memiliki leadership yang bagus, mendapatkan makna terbaik pada tanggung-jawabnya, mendapatkan tugas-tugas yang menantang, dan berada diantara orang-orang yang bisa bekerja sama.

Selain itu hal-hal lain seperti fleksibilitas waktu kerja, lingkup kerja yang menyenangkan, dan adanya perasaan dihargai bisa menjadi alasan para profesional untuk terus bekerja di suatu organisasi. Sehingga sebelum suatu organisasi memutuskan “uang dan tunjangan fisik” sebagai hal utama dari komponen penghargaan atas kinerja terbaik yang dihasilkan karyawan, periksa terlebih dahulu apakah karyawan terbaik tersebut sudah mendapatkan beberapa atau seluruh alasan yang telah dijelaskan diatas untuk bertahan di organisasi. Apabila belum, HR department bersama-sama dengan atasan bersangkutan mencari tahu mengapa alasan-lasan tersebut belum terpenuhi dan mengimplementasikan alasan-alasan tersebut. Yang juga perlu diketahui bahwa menemukan dan mengimplementasikan cara terbaru untuk memecahkan X dan kemudian memberikan penghargaan Y jelas akan lebih baik bagi karyawan terbaik dibandingkan dengan langsung memberikan kepada mereka tunjangan fisik mahal seperti mobil keluaran terbaru atau rumah mewah.

Ketika karyawan terbaik hendak mengundurkan diri dan kemudian kita  melakukan exit interview untuk mengetahui mengapa ia ingin keluar dari organisasi, maka hal ini telah terlambat. Bisa jadi hati dan pikiran karyawan tersebut sudah tidak lagi berada di organisasi. Namun kita tetap harus melakukan exit interview untuk mencari tahu alasan pengunduran diri karyawan.

Ada beberapa pertanyaan yang bisa diajukan oleh atasan bersangkutan serta HR department baik dalam exit interview maupun ketika kita ingin mengetahui apakah karyawan terbaik tersebut senang dan tetap berkomitmen dengan organisasi. Kita bisa mengatakan,”Anda begitu penting bagi organisasi dan tim kami. Apa yang bisa kami lakukan untuk tetap mendapatkan komitmen anda untuk terus menghasilkan yang terbaik bagi organisasi dan tim?”. Kita bisa bertanya kembali,”Apa yang terlewatkan dalam lingkup kerja disini maupun dalam tim?”. Hal-hal apa yang ingin anda lakukan melebihi atau kurang apa yang anda lakukan saat ini? Hal-hal apa yang ingin anda dapatkan melebihi atau kurang dari apa yang anda dapatkan saat ini? Apakah yang lebih atau kurang anda dapatkan berkaitan dengan uang dan tunjangan? Atau ada hal-hal lain? Apa yang bisa kita lakukan untuk memperbaikinya?

Berikut ini adalah beberapa hal yang bisa dilakukan oleh atasan dari karyawan terbaik bersama-sama dengan HR department untuk menciptakan lingkungan kerja yang menarik dan menyenangkan bagi para karyawan termasuk karyawan terbaik, sebagai berikut :

1#Menetapkan ekspetasi atau harapan yang jelas.

 Sama halnya dengan organisasi, karyawan juga membutuhkan fokus yang jelas terlebih ketika berada pada situasi yang tidak menentu yang bisa mengancam pendapatan maupun kelangsungan hidup organisasi. Untuk menghindari kekhawatiran, ketakutan, demotivasi, dan kecemasan yang berlebihan, organisasi perlu teus menerus mengkomunikasikan kepada para karyawan apa yang sesungguhnya terjadi dan rencana-rencana apa yang akan dilakukan organisasi. Kemudian jelaskan apa yang diharapkan organisasi kepada para kayawannya dalam menghadapi situasi ini. Katakan dengan jelas apa yang organisasi inginkan, apa yang telah karyawan lakukan dengan baik yang harus dipertahankan, apa yang anda harapkan dari para karyawan, dan bagaimana anda akan mengukur perkembangan yang terjadi.

2#Tunjukkan bahwa organisasi menghargai karyawannya.

Saat ini kita membutuhkan karyawan bisa berlari secepat mungkin dibandingkan berlari maraton, oleh karena itu organisasi membutuhkan karyawan yang menghasilkan kinerja terbaik dengan segera mungkin melalui proses yang baik. Dengan begitu bisa jadi karyawan tersebut harus menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya antara 8 – 12 jam sehari termasuk hari libur sehingga waktu mereka bagi keluarga semakin kurang. Namun merekapun tidak rela untuk mengorbankan waktu bersama keluarga dan teman-temnanya demi suatu project yang harus menyita waktu keluarga dan sosial mereka. Nah untuk menghargai kehidupan keluarga dan sosial dari karyawan, maka organisasi dapat mempertimbangkan waktu kerja yang fleksibel. Organisasi bisa menyepakati fleksibilitas waktu kerja bersama-sama dengan karyawan. Dengan begitu karyawan merasa dihargai sebagai mahkluk sosial dan apabila mereka dihargai maka mereka akan loyal di masa depan.

3#Buatlah suasana kerja menjadi lebih bermakna.

Pada masa kini karyawan menginginkan lebih dari sekedar pekerjaan atau bekerja. Mereka ingin memberikan kontribusi bagi suatu hal yang besar dan membantu organisasi melewati masa-masa sulit. Oleh karena itu, para pemimpin organisasi dan atasan bersangkutan perlu memberikan tugas-tugas pekerjaan yang menantang dan memiliki makna mendalam untuk menstimulasi hasrat bekerja para karyawan. Ketika karyawan merasa bosan, motivasi mereka bisa menurun dan kehilangan fokus untuk berkontribusi bagi suatu hal yang besar. Berikan atau delegasikan tugas-tugas atau project yang menantang dan memiliki makna yang mendalam sehingga karyawan dapat belajar sesuatu yang baru dan mendapatkan tantangan. Selain itu berikan kesempatan untuk mengembangkan diri secara rutin, seperti mengikuti pelatihan, seminar, dan lainnya.

4#Berikan praise dan recognition yang pantas.

Berikan pujian yang tulus dan rayakan walau hanya pencapaian yang kecil sehingga mampu menginspirasi karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya. Karyawan lebih mengapresiasi pujian positif yang spontan dan tulus pada saat itu juga dibandingkan ketika atasan bersangkutan menunda memberikan pujian sampai selesai evaluasi kinerja karyawan. Agar pujian yang diberikan dapat diterima dengan baik dan efektif, kita perlu mengetahui situasi yang diinginkan oleh di penerima pujian. Walaupun pujian bisa menghasilkan motivasi yang tinggi bagi yang mendapatkannya, namun ada sebagian orang yang tidak ingin menerima pujian di hadapan banyak orang dan ada juga orang yang tidak ingin menerima pujian secara khusus tanpa diketahui orang lain. Cara paling sederhana memberikan pujian adalah mengucapkan “terima kasih”.  Namun anda tidak cukup selalu memberikan bentuk pujian seperti ini kepada karyawan yang berprestasi.

5#Terus menerus membimbing atau melakukan coaching dan counseling.

Untuk menjaga moral karyawan tetap tinggi, teruslah memberikan bimbingan dan memfasilitasi karyawan setiap hari. Metode “saya perintah anda lakukan” tidak lagi efektif dalam memotivasi dan mempertahankan karyawan. Bimbing dan latihlah karyawan anda dan dorong mereka untuk mencoba sesuatu hal dengan caranya sendiri. Biarkan kesalahan dan kegagalan terjadi karena dari kedua hal ini akan didapatkan suatu pembelajaran terbaik. Ketika karyawan mengetahui bahwa kesalahan dipahami sebagai bagian dari pengalaman yang berharga, maka mereka cenderung akan lebih kreatif dan lebih berani mengambil resiko. Ketika seorang pimpinan atau atasan perlu melakukan koreksi atas tindakan karyawan maka lakukan dengan cara yang konstruktif. Karyawan lebih menyukai apabila feedback atas tindakan mereka dilakukan dengan cara seperti ini.

Bisa dipastikan meningkatkan penjualan produk, meningkatnya pendapatan, bertumbuhnya profit, inovasi produk, layanan yang berkualitas, kecepatan, dan lainnya selalu ditentukan oleh SDM-nya. Melalui ide-ide, pengetahuan, wawasan, keahlian, cara berpikir dan action merekalah setiap perusahaan mampu mencapai apapun tujuan yang ditetapkannya. Mesin danteknologi tidak akan berpengaruh signifikan bagi organisasi perusahaan tanpa kehadiran SDM yang kompeten mengendalikan dan mengoptimalkan mesin dan teknologi tersebut. Oleh karena majulah bersama-sama SDM perusahaan, puaskan mereka dan mereka akan memuaskan perusahaan anda ! Pertahankanlah mereka dan mereka akan mempertahankan perusahaan di jalur kesuksesan !

Mencapai Kedalaman Suatu Masalah

Masalah adalah sesuatu hal biasa dijumpai dalam kehidupan individu dan organisasi. Karena masalah merintangi aktivitas anda dan organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, maka masalah harus dapat segera dipecahkan dan diselesaikan.

Masalah bisa beranak pinak, mudah timbul dan menyebar hingga menimbulkan masalah baru. Banyak dijumpai pemecahan masalah tidak menyentuh akar permasalahan yang sebenarnya. Akar dari suatu masalah yang tidak terselesaikan selain menyulitkan penyelesaian suatu masalah secara tuntas juga berpotensi menimbulkan masalah yang sama atau masalah lainnya di kemudian hari. Hal ini justru menimbulkan biaya yang relatif besar dibandingkan bila pemecahan masalah dapat menyentuh akar dari permasalahan dan melakukan tindakan korektif dimulai dari akar masalah tersebut.

Bagaimanapun canggih atau terstrukturnya berbagai tindakan korektif yang dilakukan baik melalui pendekatan vertikal maupun horisontal dalam organisasi, bila tidak menyelesaikan akar permasalahannya maka berbagai tindakan korektif tersebut tidaklah tepat guna. 

Karena akar dari suatu masalah letaknya paling dasar dari suatu permasalahan, maka agar dapat mencapai ke sana kita perlu menggunakan tehnik bertanya hingga lima kali (five whys). Tehnik ini memungkinkan kita untuk mengajukan pertanyaan “mengapa?” dimulai dari pertanyaan masalah (“mengapa masalah ini terjadi?”) lalu ke penyebab utama suatu masalah (mengapa x menimbulkan masalah?”) lalu ke penyebabnya (mengapa y bermasalah?”) dan seterusnya sampai dengan akar permasalahan.

Dengan tehnik ini kita dapat mengetahui penyebab dari masalah yang timbul karena penyebab lainnya dan begitu seterusnya. Tehnik ini bertujuan untuk mencapai kedalaman dari suatu masalah melalui analisis penyebab dari suatu masalah sampai ke akar masalahnya. Agar kita mampu menetapkan suatu penyebab adalah akar dari permasalahan maka dibutuhkan pengetahuan, pemahaman dan analisis atas situasi dan kondisi di lingkup terjadinya masalah.

Five whys merupakan bagian dari konsep sebab-akibat sebagaimana dipopulerkan oleh Prof. Kaoru Ishikawa dari Jepang dengan diagram tulang ikan (fishbone diagram). Dengan menggunakan pendekatan ini memungkinkan kita untuk melakukan pemecahan masalah secara terstruktur melalui analisis detil antara suatu sebab ke akibatnya hingga menimbulkan akibat lainnya sampai menjadi masalah utama. 

Keefektifan tehnik five whys ini bergantung pada pengumpulan fakta-fakta di lapangan untuk menentukan penyebab-penyebab dari masalah. Pengumpulan fakta dilakukan pada setiap pertanyaan “mengapa?’ yang kita ajukan. Sehingga identifikasi dan analisis setiap penyebab yang menimbulkan masalah utama didasarkan dengan fakta-fakta yang terjadi di lapangan.

Hal ini didasarkan pada asumsi bahwa setiap penyelesaian masalah akan tepat guna apabila melibatkan fakta-fakta yang ada. Fakta-fakta harus mengindikasikan adanya perbedaan dari suatu standar sistem yang telah ditetapkan, kesenjangan antara apa yang harus dihasilkan dengan apa dapat dihasilkan saat itu serta inefisiensi dan kurang efektifnya tindakan atau aktivitas tertentu.

Setelah akar masalah diketahui selain dari masalah utama, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah proses penyelesaian masalah melalui tindakan korektif meliputi akar masalah, penyebab masalah sampai dengan masalah utama. Pelaksanaan tindakan korektif pada akar masalah dapat dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan tindakan koretif atas penyebab-penyebab masalah sampai dengan masalah utama.

Apabila sumber daya yang dimiliki organisasi tidak mendukung untuk dilakukannya penyelesaian akar masalah sampai dengan masalah utama secara serentak, maka organisasi dapat menyusun suatu tahapan penyelesaian masalah dalam bentuk miles stone atau roadmap. Sampai tahap ini, pentingnya organisasi memiliki skala prioritas penyelesaian masalah dan mendasarkan penyelesaian akar masalah sampai dengan masalah utama melalui perencanaan sistematis.

Sisipkanlah pertanyaan “mengapa?” dalam setiap kegiatan  pemecahan masalah baik dalam kehidupan pribadi maupun dalam kehidupan organisasi. Dengan itu kita telah mendidik diri kita maupun orang lain untuk memecahkan suatu masalah secara terstruktur dengan menjaga sikap kritis kita agar menghasilkan penyelesaian masalah melalui tindakan korektif yang sistematis.  Selain itu dengan pertanyaan “mengapa?” kita tidak membiarkan akar masalah menjadi tidak terpecahkan dan menyebar hingga menimbulkan kerugian yang lebih besar.

Efektivitas, Efisiensi & Profitabilitas Bisnis

Di blog ini, saya baru saja membuat kategori baru yang saya namakan Think Right on Business. Kategori ini menekakankan pada Effectively, Efficiency & Profitability of Business. Kategori khusus dibuat untuk mengakomodasi ide-ide dan wawasan tentang bisnis dan entrepreunership serta mengungkap berbagai kasus yang terjadi di dunia bisnis.

Ada alasan penting bagi saya mengapa kategori ini diberi label 2EP of Business. Dalam bisnis, ada banyak strategi dan action dari bidang-bidang dan sub-bidang yang memastikan suatu bisnis akan berjalan sebagaimana mestinya. Seperti telah kita ketahui pemasaran, penjualan, keuangan, operasional, pengembangan sumber daya manusia, teknologi informasi merupakan bidang-bidang yang menentukan bagaimana suatu bisnis mampu mencapai tujuan dan sasarannya.

Strategi dan action ini tidak hanya memastikan suatu bisnis berjalan sebagaimana mestinya, namun lebih dari itu kedua hal tersebut mampu membawa bisnis bertahan untuk jangka waktu yang sangat lama dan terus berkembang. Pada tingkatan paling atas, strategi dan action harus mampu membawa bisnis meraih profit dan terus meningkatkan profitabilitasnya dalam jangka panjang.

Ketika bisnis berjalan dengan semestinya maka setiap strategi dan action harus menciptakan efektifitas operasional dan kinerja bisnis. Bisnis juga harus bertahan untuk jangka waktu yang lama, oleh karena strategi dan action harus dapat menciptakan efisiensi bisnis. Pada tingkat yang lebih tinggi, agar bisnis dapat berjalan dengan semestinya dan bertahan untuk jangka waktu yang lama maka bisnis harus menghasilkan profit yang terus meningkat.

Dengan kata lain, suatu bisnis memiliki 3 (tiga) sasaran utama yang harus dicapai secara bersamaan  yaitu efektifitas, efisiensi dan profitabilitas.

Ketika organisasi bisnis berhasil mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan maka telah terjadi efektifitas dalam bisnis. Kemudian ketika organisasi bisnis berhasil melakukan penghematan sumber daya (input) dalam proses bisnis maka telah terjadi efisiensi dalam bisnis. Yang terakhir dan juga sangat penting adalah ketika organisasi bisnis berhasil mendapatkan profit melalui ukuran-ukuran finansial yang terstandardisasi.

Apapun strategi dan action dalam product dan service, sales dan marketing, finance, operational, production, human resource management, information strategy dan investment, harus menjamin tercapainya efektifitas, efisiensi dan profitabilitas dalam bisnis.

Terbuangnya Calon Karyawan Potensial Dengan Alasan Yang Keliru

Di banyak kasus, salah satu masalah yang dialami para recruiter dan user manager dalam menentukan spesifikasi suatu pekerjaan adalah penentuan tingkat kualifikasi yang terlalu tinggi dari yang dibutuhkan. Hal itu menyebabkan tersisihnya calon karyawan yang sebetulnya cukup potensial untuk melakukan pekerjaan yang ditawarkan. Berikut ini beberapa area permasalahan yang biasa terjadi :

Tingkat pendidikan. Bila spesifikasi suatu pekerjaan mensyaratkan pendidikan Sarjana Strata-1 untuk dapat melaksanakan pekerjaan tersebut. Apakah jenjang dan tingkat kelulusan tersebut diperlukan? Di berbagai pengalaman seringkali menunjukkan bahwa jenjang pendidikan dengan tingkat kelulusannya tidak berhubungan langsung dengan kemampuan individu untuk sukses dalam pekerjaannya. Mensyaratkan jenjang pendidikan yang tinggi serta tingkat kelulusannya memiliki banyak kelemahan dibanding dengan kelebihannya.

Salah satu kelemahannya adalah membatasi tolak ukur kemampuan dan potensi seseorang hanya pada seberapa tinggi ia bersekolah, dari universitas mana ia lulus dan dengan nilai berapa ia lulus. Kelemahan lainnya adalah menutup kesempatan bagi orang dengan potensi yang luar biasa serta memiliki kesamaan nilai-nilai dengan organisasi namun tidak memiliki spesifikasi pendidikan sesuai yang diinginkan.

Perusahaan anda mungkin mampu mendapatkan individu dengan jenjang pendidikan serta indeks prestasi kumulatif yang tinggi serta kreatif dan pintar untuk melaksanakan suatu pekerjaan, tetapi pekerjaan tersebut tidak mampu memberikan tantangan kepada individu sehingga berpengaruh pada tingkat produktivitasnya dan akan mengarah pada tingginya turn-over karyawan. Dengan menghilangkan beberapa aspek kurang penting dalam spesifikasi suatu pekerjaan, anda mampu mendapatkan kandidat terbaik untuk pekerjaan tersebut.

Durasi pengalaman. Spesifikasi suatu pekerjaan mensyaratkan 5 tahun pengalaman kerja di bidang pemasaran. Mengapa spesifik dengan jumlah tahun? Profesional potensial dengan talenta terbaik tidak membutuhkan pengalaman kerja yang ditunjukkan dengan jumlah tahun ia bekerja. Berbanding tidak lurus antara jumlah tahun individu bekerja dibidangnya dengan kompetensi dari individu tersebut.

Saya banyak menemui individu dengan pengalaman kerja 3 sampai 5 tahun dibidangnya tetapi hanya menunjukkan 1 tahun pengalaman dibidangnya. Mengapa? Setelah mereka menguasai dasar dari pekerjaannya, mereka puas dan tidak berkembang atau tidak  pernah belajar dari pengalaman. Sementara individu lain mampu menguasai beberapa keahlian dan ketrampilan serta kompetensi lainnya dalam periode waktu yang singkat.

Bukan berapa tahun pengalaman yang kita miliki tetapi seberapa baik kuantitas dan kualitas kompetensi yang dimiliki. Dengan hanya menghitung jumlah tahun pengalaman bukanlah cara terbaik untuk mengukur kemampuan individu. Seringkali seseorang mampu memproleh kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan baik, membuat keputusan sulit, dan memiliki pertimbangan yang matang adalah dengan menghadapi berbagai pengalaman yang sulit dan berkualitas. Sebaiknya susun faktor-faktor yang perlu dimiliki seorang karyawan baru dalam melakukan pekerjaan dan seberapa baguskah kualifikasi individu tersebut dalam area pekerjaannya.  

Jenis pengalaman. Seringkali spesifikasi suatu pekerjaan mengharuskan individu memiliki pengalaman kerja di bidang industri tertentu. Ada beberapa pekerjaan di mana kompetensi dan pengetahuan tentang pekerjaan yang dibutuhkan dapat dipraktekkan  pada perusahaan yang melakukan pekerjaan yang sama. Tetapi di banyak pekerjaan latar belakang di industri yang berlainan memiliki arti yang sama atau bahkan lebih bernilai.

Mengapa? Karena individu yang berasal dari latar belakang industri yang berbeda tidak terikat dengan paradigma dan perspektif yang sama dan mereka akan memberikan konsep inovatif dan original kepada perusahaan yang berlainan industri. Individu yang memiliki pengalaman dari latar belakang industri yang lain bisa memberikan perspektif dan cara pandang yang baru bagi perusahaan di lain industri.

Faktor-faktor pendukung. Ada beberapa spesifikasi dari suatu pekerjaan yang penting disyaratkan untuk dapat melakukan pekerjaan tersebut, tetapi ada beberapa faktor lain pula yang tidak penting tetapi dapat menambah nilai pada perusahaan. Dalam menjabarkan faktor-faktor pendukung, gunakan faktor-faktor tersebut sebagai aset tambahan dan jangan menyingkirkan individu hanya karena mereka tidak memiliki kualifikasi tersebut.