Posts Tagged ‘Things We Find in Business’

Bagaimana Mempertahankan Karyawan Terbaik Dengan Efektif

Orang adalah aset paling berharga yang di miliki oleh suatu organisasi, entah itu organisasi profit maupun non-profit. Tantangan dihadapi oleh organisasi saat dan di masa depan adalah bagaimana mempertahankan sumber daya manusia yang berkualitas baik dan diatas rata-rata agar terus berkinerja baik dan bertahan di organisasi tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan suatu retention strategies yang berkelanjutan untuk mempertahankan karyawan terbaik dari suatu organisasi dan hal ini tidak hanya tugas dari human resources (HR) department tetapi juga Manager dan pimpinan dari atasan bersangkutan.

Dalam hal retention strategies, banyak orang beranggapan bahwa uang dan benda-benda mewah lainnya merupakan alat paling efektif untuk mempertahankan karyawan terbaik. Namun pada kenyataannya tidak! Memang benar organisasi perlu memastikan bahwa karyawan terbaiknya telah di bayar dan diberikan tunjangan yang sesuai dan adil. Banyak riset telah menjelaskan bahwa karyawan atau para profesional akan bertahan pada organisasi apabila mereka memiliki kesempatan untuk berkembang, adanya atasan yang memiliki leadership yang bagus, mendapatkan makna terbaik pada tanggung-jawabnya, mendapatkan tugas-tugas yang menantang, dan berada diantara orang-orang yang bisa bekerja sama.

Selain itu hal-hal lain seperti fleksibilitas waktu kerja, lingkup kerja yang menyenangkan, dan adanya perasaan dihargai bisa menjadi alasan para profesional untuk terus bekerja di suatu organisasi. Sehingga sebelum suatu organisasi memutuskan “uang dan tunjangan fisik” sebagai hal utama dari komponen penghargaan atas kinerja terbaik yang dihasilkan karyawan, periksa terlebih dahulu apakah karyawan terbaik tersebut sudah mendapatkan beberapa atau seluruh alasan yang telah dijelaskan diatas untuk bertahan di organisasi. Apabila belum, HR department bersama-sama dengan atasan bersangkutan mencari tahu mengapa alasan-lasan tersebut belum terpenuhi dan mengimplementasikan alasan-alasan tersebut. Yang juga perlu diketahui bahwa menemukan dan mengimplementasikan cara terbaru untuk memecahkan X dan kemudian memberikan penghargaan Y jelas akan lebih baik bagi karyawan terbaik dibandingkan dengan langsung memberikan kepada mereka tunjangan fisik mahal seperti mobil keluaran terbaru atau rumah mewah.

Ketika karyawan terbaik hendak mengundurkan diri dan kemudian kita  melakukan exit interview untuk mengetahui mengapa ia ingin keluar dari organisasi, maka hal ini telah terlambat. Bisa jadi hati dan pikiran karyawan tersebut sudah tidak lagi berada di organisasi. Namun kita tetap harus melakukan exit interview untuk mencari tahu alasan pengunduran diri karyawan.

Ada beberapa pertanyaan yang bisa diajukan oleh atasan bersangkutan serta HR department baik dalam exit interview maupun ketika kita ingin mengetahui apakah karyawan terbaik tersebut senang dan tetap berkomitmen dengan organisasi. Kita bisa mengatakan,”Anda begitu penting bagi organisasi dan tim kami. Apa yang bisa kami lakukan untuk tetap mendapatkan komitmen anda untuk terus menghasilkan yang terbaik bagi organisasi dan tim?”. Kita bisa bertanya kembali,”Apa yang terlewatkan dalam lingkup kerja disini maupun dalam tim?”. Hal-hal apa yang ingin anda lakukan melebihi atau kurang apa yang anda lakukan saat ini? Hal-hal apa yang ingin anda dapatkan melebihi atau kurang dari apa yang anda dapatkan saat ini? Apakah yang lebih atau kurang anda dapatkan berkaitan dengan uang dan tunjangan? Atau ada hal-hal lain? Apa yang bisa kita lakukan untuk memperbaikinya?

Berikut ini adalah beberapa hal yang bisa dilakukan oleh atasan dari karyawan terbaik bersama-sama dengan HR department untuk menciptakan lingkungan kerja yang menarik dan menyenangkan bagi para karyawan termasuk karyawan terbaik, sebagai berikut :

1#Menetapkan ekspetasi atau harapan yang jelas.

 Sama halnya dengan organisasi, karyawan juga membutuhkan fokus yang jelas terlebih ketika berada pada situasi yang tidak menentu yang bisa mengancam pendapatan maupun kelangsungan hidup organisasi. Untuk menghindari kekhawatiran, ketakutan, demotivasi, dan kecemasan yang berlebihan, organisasi perlu teus menerus mengkomunikasikan kepada para karyawan apa yang sesungguhnya terjadi dan rencana-rencana apa yang akan dilakukan organisasi. Kemudian jelaskan apa yang diharapkan organisasi kepada para kayawannya dalam menghadapi situasi ini. Katakan dengan jelas apa yang organisasi inginkan, apa yang telah karyawan lakukan dengan baik yang harus dipertahankan, apa yang anda harapkan dari para karyawan, dan bagaimana anda akan mengukur perkembangan yang terjadi.

2#Tunjukkan bahwa organisasi menghargai karyawannya.

Saat ini kita membutuhkan karyawan bisa berlari secepat mungkin dibandingkan berlari maraton, oleh karena itu organisasi membutuhkan karyawan yang menghasilkan kinerja terbaik dengan segera mungkin melalui proses yang baik. Dengan begitu bisa jadi karyawan tersebut harus menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya antara 8 – 12 jam sehari termasuk hari libur sehingga waktu mereka bagi keluarga semakin kurang. Namun merekapun tidak rela untuk mengorbankan waktu bersama keluarga dan teman-temnanya demi suatu project yang harus menyita waktu keluarga dan sosial mereka. Nah untuk menghargai kehidupan keluarga dan sosial dari karyawan, maka organisasi dapat mempertimbangkan waktu kerja yang fleksibel. Organisasi bisa menyepakati fleksibilitas waktu kerja bersama-sama dengan karyawan. Dengan begitu karyawan merasa dihargai sebagai mahkluk sosial dan apabila mereka dihargai maka mereka akan loyal di masa depan.

3#Buatlah suasana kerja menjadi lebih bermakna.

Pada masa kini karyawan menginginkan lebih dari sekedar pekerjaan atau bekerja. Mereka ingin memberikan kontribusi bagi suatu hal yang besar dan membantu organisasi melewati masa-masa sulit. Oleh karena itu, para pemimpin organisasi dan atasan bersangkutan perlu memberikan tugas-tugas pekerjaan yang menantang dan memiliki makna mendalam untuk menstimulasi hasrat bekerja para karyawan. Ketika karyawan merasa bosan, motivasi mereka bisa menurun dan kehilangan fokus untuk berkontribusi bagi suatu hal yang besar. Berikan atau delegasikan tugas-tugas atau project yang menantang dan memiliki makna yang mendalam sehingga karyawan dapat belajar sesuatu yang baru dan mendapatkan tantangan. Selain itu berikan kesempatan untuk mengembangkan diri secara rutin, seperti mengikuti pelatihan, seminar, dan lainnya.

4#Berikan praise dan recognition yang pantas.

Berikan pujian yang tulus dan rayakan walau hanya pencapaian yang kecil sehingga mampu menginspirasi karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya. Karyawan lebih mengapresiasi pujian positif yang spontan dan tulus pada saat itu juga dibandingkan ketika atasan bersangkutan menunda memberikan pujian sampai selesai evaluasi kinerja karyawan. Agar pujian yang diberikan dapat diterima dengan baik dan efektif, kita perlu mengetahui situasi yang diinginkan oleh di penerima pujian. Walaupun pujian bisa menghasilkan motivasi yang tinggi bagi yang mendapatkannya, namun ada sebagian orang yang tidak ingin menerima pujian di hadapan banyak orang dan ada juga orang yang tidak ingin menerima pujian secara khusus tanpa diketahui orang lain. Cara paling sederhana memberikan pujian adalah mengucapkan “terima kasih”.  Namun anda tidak cukup selalu memberikan bentuk pujian seperti ini kepada karyawan yang berprestasi.

5#Terus menerus membimbing atau melakukan coaching dan counseling.

Untuk menjaga moral karyawan tetap tinggi, teruslah memberikan bimbingan dan memfasilitasi karyawan setiap hari. Metode “saya perintah anda lakukan” tidak lagi efektif dalam memotivasi dan mempertahankan karyawan. Bimbing dan latihlah karyawan anda dan dorong mereka untuk mencoba sesuatu hal dengan caranya sendiri. Biarkan kesalahan dan kegagalan terjadi karena dari kedua hal ini akan didapatkan suatu pembelajaran terbaik. Ketika karyawan mengetahui bahwa kesalahan dipahami sebagai bagian dari pengalaman yang berharga, maka mereka cenderung akan lebih kreatif dan lebih berani mengambil resiko. Ketika seorang pimpinan atau atasan perlu melakukan koreksi atas tindakan karyawan maka lakukan dengan cara yang konstruktif. Karyawan lebih menyukai apabila feedback atas tindakan mereka dilakukan dengan cara seperti ini.

Bisa dipastikan meningkatkan penjualan produk, meningkatnya pendapatan, bertumbuhnya profit, inovasi produk, layanan yang berkualitas, kecepatan, dan lainnya selalu ditentukan oleh SDM-nya. Melalui ide-ide, pengetahuan, wawasan, keahlian, cara berpikir dan action merekalah setiap perusahaan mampu mencapai apapun tujuan yang ditetapkannya. Mesin danteknologi tidak akan berpengaruh signifikan bagi organisasi perusahaan tanpa kehadiran SDM yang kompeten mengendalikan dan mengoptimalkan mesin dan teknologi tersebut. Oleh karena majulah bersama-sama SDM perusahaan, puaskan mereka dan mereka akan memuaskan perusahaan anda ! Pertahankanlah mereka dan mereka akan mempertahankan perusahaan di jalur kesuksesan !

Mencapai Kedalaman Suatu Masalah

Masalah adalah sesuatu hal biasa dijumpai dalam kehidupan individu dan organisasi. Karena masalah merintangi aktivitas anda dan organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, maka masalah harus dapat segera dipecahkan dan diselesaikan.

Masalah bisa beranak pinak, mudah timbul dan menyebar hingga menimbulkan masalah baru. Banyak dijumpai pemecahan masalah tidak menyentuh akar permasalahan yang sebenarnya. Akar dari suatu masalah yang tidak terselesaikan selain menyulitkan penyelesaian suatu masalah secara tuntas juga berpotensi menimbulkan masalah yang sama atau masalah lainnya di kemudian hari. Hal ini justru menimbulkan biaya yang relatif besar dibandingkan bila pemecahan masalah dapat menyentuh akar dari permasalahan dan melakukan tindakan korektif dimulai dari akar masalah tersebut.

Bagaimanapun canggih atau terstrukturnya berbagai tindakan korektif yang dilakukan baik melalui pendekatan vertikal maupun horisontal dalam organisasi, bila tidak menyelesaikan akar permasalahannya maka berbagai tindakan korektif tersebut tidaklah tepat guna. 

Karena akar dari suatu masalah letaknya paling dasar dari suatu permasalahan, maka agar dapat mencapai ke sana kita perlu menggunakan tehnik bertanya hingga lima kali (five whys). Tehnik ini memungkinkan kita untuk mengajukan pertanyaan “mengapa?” dimulai dari pertanyaan masalah (“mengapa masalah ini terjadi?”) lalu ke penyebab utama suatu masalah (mengapa x menimbulkan masalah?”) lalu ke penyebabnya (mengapa y bermasalah?”) dan seterusnya sampai dengan akar permasalahan.

Dengan tehnik ini kita dapat mengetahui penyebab dari masalah yang timbul karena penyebab lainnya dan begitu seterusnya. Tehnik ini bertujuan untuk mencapai kedalaman dari suatu masalah melalui analisis penyebab dari suatu masalah sampai ke akar masalahnya. Agar kita mampu menetapkan suatu penyebab adalah akar dari permasalahan maka dibutuhkan pengetahuan, pemahaman dan analisis atas situasi dan kondisi di lingkup terjadinya masalah.

Five whys merupakan bagian dari konsep sebab-akibat sebagaimana dipopulerkan oleh Prof. Kaoru Ishikawa dari Jepang dengan diagram tulang ikan (fishbone diagram). Dengan menggunakan pendekatan ini memungkinkan kita untuk melakukan pemecahan masalah secara terstruktur melalui analisis detil antara suatu sebab ke akibatnya hingga menimbulkan akibat lainnya sampai menjadi masalah utama. 

Keefektifan tehnik five whys ini bergantung pada pengumpulan fakta-fakta di lapangan untuk menentukan penyebab-penyebab dari masalah. Pengumpulan fakta dilakukan pada setiap pertanyaan “mengapa?’ yang kita ajukan. Sehingga identifikasi dan analisis setiap penyebab yang menimbulkan masalah utama didasarkan dengan fakta-fakta yang terjadi di lapangan.

Hal ini didasarkan pada asumsi bahwa setiap penyelesaian masalah akan tepat guna apabila melibatkan fakta-fakta yang ada. Fakta-fakta harus mengindikasikan adanya perbedaan dari suatu standar sistem yang telah ditetapkan, kesenjangan antara apa yang harus dihasilkan dengan apa dapat dihasilkan saat itu serta inefisiensi dan kurang efektifnya tindakan atau aktivitas tertentu.

Setelah akar masalah diketahui selain dari masalah utama, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah proses penyelesaian masalah melalui tindakan korektif meliputi akar masalah, penyebab masalah sampai dengan masalah utama. Pelaksanaan tindakan korektif pada akar masalah dapat dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan tindakan koretif atas penyebab-penyebab masalah sampai dengan masalah utama.

Apabila sumber daya yang dimiliki organisasi tidak mendukung untuk dilakukannya penyelesaian akar masalah sampai dengan masalah utama secara serentak, maka organisasi dapat menyusun suatu tahapan penyelesaian masalah dalam bentuk miles stone atau roadmap. Sampai tahap ini, pentingnya organisasi memiliki skala prioritas penyelesaian masalah dan mendasarkan penyelesaian akar masalah sampai dengan masalah utama melalui perencanaan sistematis.

Sisipkanlah pertanyaan “mengapa?” dalam setiap kegiatan  pemecahan masalah baik dalam kehidupan pribadi maupun dalam kehidupan organisasi. Dengan itu kita telah mendidik diri kita maupun orang lain untuk memecahkan suatu masalah secara terstruktur dengan menjaga sikap kritis kita agar menghasilkan penyelesaian masalah melalui tindakan korektif yang sistematis.  Selain itu dengan pertanyaan “mengapa?” kita tidak membiarkan akar masalah menjadi tidak terpecahkan dan menyebar hingga menimbulkan kerugian yang lebih besar.